新榮區(qū)檔案管理流程

檔案管理是組織內(nèi)部非常重要的一項工作，它涉及到的有信息的收集、整理、保存和利用，一個完善的檔案管理流程能夠確保信息的及時性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，保障可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案收集

檔案收集是整個管理流程的第一步，流動人員人事檔案涉及到各個部門及單位的信息收集工作，其中學(xué)生檔案的妥善保管起到了承上啟下的作用，一方面從學(xué)校接手保障了檔案的安全性和私密性，另一方面則便于為其他就業(yè)機構(gòu)提供完整的信息服務(wù)。在檔案收集過程中，需要明確和嚴(yán)格把控收集的內(nèi)容和方式，建立起統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)和流程。與此同時，對收集的檔案進行分類和整理，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。

二、檔案整理

檔案整理是對于已經(jīng)收集到的檔案進行信息登記，按分

類進行細致的編號，入庫歸檔。每一組整理柜需有專屬的命名和固定的排序結(jié)構(gòu)，確保在需要的時候可以迅速查找。同時，還需要對已經(jīng)入庫的檔案定期進行整理和信息更新，保持檔案的時效性和有效性。線下紙質(zhì)版檔案整理的同時，也應(yīng)當(dāng)及時更新線上電子系統(tǒng)的詳細信息，保證線上線下雙模式進行，以提高辦事效率和豐富辦事方法，同時也積極響應(yīng)了當(dāng)前新時代背景下所倡導(dǎo)的管理方式。

三、檔案存儲

對于檔案的存儲方式，新榮區(qū)就業(yè)和人才服務(wù)中心有物理存儲、電子存儲和保密管理三種方式。物理存儲指對于紙質(zhì)版檔案需選擇合適的存儲環(huán)境（如濕溫度控制、防火防潮措施），并建立索引系統(tǒng)以便查找；電子存儲是指對于電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或云存儲平臺上，實施訪問控制和備份策略。

四、檔案利用

1、檢索查詢：建立高效的檢索系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞、分

類、日期等多種檢索方式。

2、借閱管理：制定借閱規(guī)則，記錄借閱信息，確保檔案在借閱過程中的安全。例如借閱人需從相關(guān)單位開具證明并攜帶個人證件，或由其單位持相關(guān)證明前來查閱，需三人以上。如若需要調(diào)出，則也遵循相關(guān)政策與下家單位進行線上線下雙渠道對接。

3、復(fù)制與分發(fā)：根據(jù)需求，對檔案進行合法復(fù)制，并

按規(guī)定渠道分發(fā)。

五、檔案鑒定與銷毀

根據(jù)檔案的價值和保存期限，定期對檔案進行鑒定，確保是否需要繼續(xù)保存或銷毀。可定期向存檔人實行動態(tài)跟蹤調(diào)查，電話聯(lián)絡(luò)詢問。對于確定銷毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行銷毀程序，確保信息不可恢復(fù)并保留銷毀記錄。

六、新榮區(qū)高校畢業(yè)生檔案接收單位基本信息

單位名稱：大同市新榮區(qū)就業(yè)和人才服務(wù)中心

郵寄地址：山西省大同市新榮區(qū)人民政府四樓人社局檔案室（收）

郵政編碼：037002

聯(lián)系人：袁怡琳18335297200

電話：0352－3072142